Selama ini ketika aku menghadapi suatu masalah, aku melakukan proses pemecahan masalah secara spontan. Tanpa alur berpikir yang jelas, kerangka, bahkan dokumentasi. Tadi aku menonton video mengenai berpikir strategis yang fokus pada pemecahan masalah. Berikut hal aku pelajari tentang 4 cara memecahkan masalah.
Sebelum cerita lebih banyak tentang pemecahan masalah, aku mau disclaimer kalau aku masih pemula banget dan sedang belajar soal pengembangan diri termasuk dalam memecahkan suatu masalah. Aku sangat terbuka sekali kalau ada teman-teman yang mau memberikan masukan atau pendapat tentang ini. 😁
Pemecahan masalah (problem solving) merupakan suatu proses mengatasi rintangan atau hambatan untuk mencapai tujuan. Mudahnya, mencari solusi ketika dihadapi dengan masalah yang membuat aktivitas kita menjadi terganggu atau tidak tercapai tujuan akhirnya.
Kalau kasusku, seperti saat aku mengelola usaha kecil-kecilan yang seringkali bertemu dengan berbagai masalah. Misalnya, ketika ada yang pesan barang tapi produknya kosong, paket yang selalu datang terlambat akibat kendala ekspedisi, atau bahkan mengalami penurunan profit yang signifikan. Masalahnya sedikit, masih bisa ke-handle. Tapi, kalau banyak dan rumit, pusing juga.
Kebetulan banget tadi aku iseng jalan-jalan di LinkedIn Learning dan pandangan tertuju pada satu video mengenai tips cara berpikir untuk memecahkan masalah. Mumpung ingatan masih fresh sekaligus ingin mencatat apa yang aku pelajari tadi, jadi aku buatkan aja tulisannya.
4 Cara Memecahkan Masalah
Sebenarnya saat aku googling lebih jauh tentang pemecahan masalah, ada banyak cara melakukan prosesnya. Berhubung aku ini sangat newbie dalam hal ini, aku coba mulai pelajari dulu 4 cara memecahkan masalah dari video yang aku tonton tadi.
1. 80/20 Rule atau Prinsip Pareto
Prinsip ini fokus pada 20% pekerjaan yang akan menghasilkan 80% hasil yang diinginkan. Bukan berarti mengurangi beban pekerjaan, tetapi memprioritaskan pekerjaan yang lebih banyak menghasilkan output dalam mengejar tujuan.
Misalnya, di suatu tempat makan untuk membuat berbagai macam menu membutuhkan beberapa bahan baku yang sama, maka bahan baku tersebut akan diprioritaskan distok lebih banyak. Atau, dalam melakukan penjualan ternyata lebih banyak barang terjual oleh pembeli yang berada di suatu lokasi tertentu, maka penjualan barang akan lebih banyak fokus dilakukan di daerah tersebut. CMIIW, ya!
Harapan utamanya agar kita bisa mencapai tujuan dengan cara yang lebih efektif dan efisien, alias melakukan pekerjaan yang tidak begitu banyak namun bisa menghasilkan dampak yang besar.
Untuk menerapkan 80/20 Rule atau Prinsip Pareto ini, dapat dilakukan dengan 3 langkah, yaitu:
- Analisa situasi terkini, untuk mengidentifikasi sebenarnya masalah atau kendala apa yang terjadi
- Prioritasi, melakukan penyusunan prioritas mana aja yang paling penting dilakukan untuk mencapai tujuan
- Evaluasi dan penyesuaian, mengecek kembali apakah aktivitas yang sudah kita lakukan telah sesuai dengan tujuan. Jika tidak, maka lakukan penyesuaian berdasarkan prioritasi yang sudah dibuat sebelumnya.
Sebenarnya aku cukup familiar dengan 80/20 Rule ini karena aku telah mencoba menerapkannya di pekerjaanku. Meskipun aku masih belum yakin sudah melakukannya dengan benar.
Berdasarkan pengalamanku mencoba menerapkan ini, memang cukup terasa dampak besarnya. Seperti, saat di pagi hari aku menulis to-do list yang akan aku lakukan di hari itu (bisa dibilang merupakan pekerjaan yang cukup ringan). Selanjutnya dalam melakukan pekerjaan di hari tersebut, aku merasa sangat terbantu dan lebih mudah mengerjakannya karena aku sudah menentukan apa-apa aja yang aku lakukan berdasarkan prioritas to-do list tadi.
2. Prinsip MECE
Aku baru tahu dan mengenal prinsip satu ini. MECE adalah singkatan dari Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive. Definisi lebih lanjutnya yaitu prinsip pengelompokan untuk memisahkan sekumpulan item ke dalam subset Mutually Exclusive (ME) dan Collectively Exhaustive (CE).
Memang cukup membingungkan maksudnya bagaimana karena terdengar rumit. Tapi, setelah dijelaskan dalam sebuah grafik, “Oh, maksudnya mengurutkan masalah atau pilihan dalam suatu kategori!”. Meskipun begitu, prinsip dasarnya dalam menggunakan MECE adalah poin masalah tidak boleh tumpang tindih dan tidak boleh ada yang terlewatkan.
Kalau menurut AJ Eckstein, Prinsip MECE ini bisa dilakukan bahkan untuk memecahkan masalah di luar pekerjaan seperti grafik Netflix yang dicontohkan di atas. Menarik sih, sepertinya pemecahan masalah ingin memesan makanan apa di platform ojek online bisa diatasi dengan menerapkan Prinsip MECE ini. Masalah yang sering terjadi. 😂
Meskipun tampak terlihat sederhana dilihat dari gambar grafik tadi, namun sepertinya untuk menerapkan Prinsip MECE secara detail, memerlukan pemahaman lebih dalam. Terutama untuk memahami Mutually Exclusive dan Collectively Exhaustive supaya bisa dilakukan dengan tepat. 🙂
3. Mendetailkan Masalah dengan Issue Tree Framework
Issue Tree Framework atau kerangka pohon masalah bertujuan untuk memastikan bahwa semua akar masalah dikenali dengan cara yang terstruktur. Dalam prosesnya dimulai dengan memecah masalah menjadi beberapa cabang atau faktor. Selanjutnya dengan menangani setiap sub cabang, kita bisa menemukan solusi dan membuat keputusan dalam memecahkan masalah terkait.
Penerapan Issue Tree Framework dapat memberikan manfaat dalam proses memecahkan masalah, yaitu:
- Menyediakan sebuah roadmap untuk mempermudah pemecahan masalah
- Memberikan beberapa prioritas kemungkinan dalam memecahkan masalah (enabling you to prioritize)
- Membagi dan memperoleh solusi secara lebih cermat (divide and conquer)
- Mengkomunikasikan pemecahan masalah secara lebih efektif kepada tim atau klien karena telah membuat roadmap secara terperinci.
4. Decision Tree untuk Membuat Keputusan
Kalau tadi membuat pohon atau bagan untuk merinci akar masalah, yang satu ini fokus untuk mencari solusi dengan mengidentifikasi pilihan keputusan terbaik. Kedua pohon ini memang memiliki bagan yang mirip, tapi pada Decision Tree ada bagian yang sedikit berbeda.
Decision Tree meliputi 3 elemen, yaitu (1) simpul akar (Root Nodes), di mana pohon dimulai; (2) simpul daun (Leaf Nodes), yang mewakili kemungkinan hasil dari suatu keputusan atau tindakan (decision or chance); (3) dan cabang (Branches), yang mewakili pilihan yang berbeda.
Terdapat beberapa langkah dalam membuat Decision Tree, yaitu:
- Definisikan masalah,
- Tambahkan keputusan potensial dan hasil, serta hubungkan keputusan-keputusan ini ke dalam simpul akar (Root Node) dengan cabang-cabang (Branches),
- Ulangi proses tersebut hingga mencapai titik akhir,
- Hitung risiko versus imbalan (Risk vs Reward),
- Identifikasi tindakan terbaik,
- Tinjau dan perbaiki.
Kedua pohon ini (Issue Tree dan Decision Tree) bisa dibilang terlihat sangat teknis sekali karena harus membuat sebuah bagan hingga beranak-pinak. Meskipun begitu, kedua cara ini bisa sangat rinci sekali dalam mencari akar masalah hingga mengidentifikasi tindakan mana yang paling terbaik yang dapat digunakan untuk memecahkan suatu masalah.
Mungkin, aku akan coba menerapkannya ketika ada waktu yang cukup banyak karena perlu pikiran yang mindful untuk bisa menggali masalah sampai ke akar-akarnya. Yah, namanya juga latihan ya, kan. 😋
Key Takeaways
Keempat cara pemecahan masalah tadi memberikan insight yang sangat bermanfaat banget buatku. Meskipun semuanya bertujuan untuk memecahkan masalah, namun masing-masing memiliki kegunaan yang lebih spesifik.
Misalnya, 80/20 Rule atau Prinsip Pareto yang cocok banget digunakan dalam melakukan suatu pekerjaan secara efektif dan berdampak besar. Prinsip MECE untuk pengambilan keputusan berdasarkan kategori. Issue Tree Framework untuk mengidentifikasikan masalah hingga ke akar-akarnya sehingga bisa memecahkan masalah dengan detail. Maupun Decision Tree yang sangat berguna untuk mencaritahu secara detail tindakan-tindakan terbaik mana yang bisa diterapkan dalam memecahkan suatu masalah.
Kalau kamu tahu mengenai 4 cara tadi untuk memecahkan masalah, boleh banget memberikan tanggapan supaya aku, kita, bisa belajar bareng. 😀
Referensi: Strategic Thinking Tips to Solve Problems and Innovate.
Leave a Reply