Menjelang lebaran kesibukanku meningkat dua kali lipat (lebay, ehe), sampai-sampai belum ada game yang berhasil aku selesaikan. Karena sedang belum ada bahasan tentang game, aku pengin menulis tentang catatan kesibukanku beberapa hari sebelum Idulfitri, yaitu proses mengerjakan bingkisan lebaran 2023.
Sudah dua tahun belakangan rutinitas menyambut lebaran-ku berkutat dengan perbingkisan (atau hampers). Termasuk di tahun ini, aku kembali menyambut lebaran dengan kesibukan membuat bingkisan. Hanya saja, intensitasnya meningkat dibandingkan tahun-tahun sebelumnya.
Berbeda dengan bingkisan di tahun sebelumnya yang sebagian besar dipesan oleh pelanggan dan teman, di tahun ini perbingkisanku didominasi oleh pesanan kantor tempatku bekerja. Pesanannya pun banyak, yaitu berjumlah hingga 200-an lebih bingkisan!
Proses persiapan hingga pengerjaannya bisa dibilang seperti sedang lari marathon, karena dikerjakan dalam waktu yang terbilang singkat dan aku juga memiliki kegiatan lain dalam waktu bersamaan (bekerja sekaligus menjalani usaha kecil-kecilanku, termasuk bingkisan produk tokoku sendiri). Selain itu, sebagian besar aku kerjakan sendiri. Wow.
Melelahkan sudah pasti. Tapi, seru! Meski terdengar riweuh, aku tetap berusaha semaksimal mungkin mengerjakan multiple projects tersebut, terutama si perbingkisan. Berhubung belum lama ini aku ikut memegang bootcamp Project Management, aku jadikan aja proyek ini sebagai tempat latihanku. Yah, meskipun masih bisa dibilang amburadul, hehe.
4 Proses Mengerjakan Bingkisan Lebaran 2023
Aku membagi empat tahap dalam pengerjaan proyek ini; Perancangan, Persiapan, Pengerjaan dan Evaluasi.
Proses Perancangan
Pada proses perancangan ini aku berkoordinasi dengan beberapa stakeholders, seperti tim kreatif yang membantu membuatkan desain pengemasan.
Sebagai orang yang harus ada dokumentasi, aku buat pusat informasi di Google Sheet sebagai tempat mengerjakan proyek bingkisan ini. Mulai dari timeline agar pengerjaan bisa on track, mapping produk, perancangan produk, dan sebagainya. Termasuk tempat berkumpulnya dan koordinasi dengan stakeholders terkait.
Cukup banyak aktivitas yang dilakukan pada fase ini, seperti yang sudah aku bilang sebelumnya yaitu mapping produk, budgeting dan perkiraan jumlah pembuatan bingkisan, pembuatan timeline yang realistis, desain kemasan apa aja yang akan dibuat, dan lainnya. Kalau boleh dibilang, fase ini yang cukup berat, karena semuanya masih bayangan~ 😶🌫️
Proses Persiapan
Aku membedakan proses perancangan dan persiapan, karena pada proses persiapan ini sudah memasuki tahap realisasi produk. Sebagian besar aktivitas di proses persiapan ini terbagi jadi dua, yaitu realisasi kemasan dan produk. Tantangan dari proses realisasi ini salah satunya adalah membuat ukuran yang presisi. Tapi, kalau bikin bingkisan memang musti bersahabat dengan penggaris dan bayangan, sih, supaya produknya muat di kemasannya.
Realisasi kemasan masuk ke tahap percetakan desain, seperti stiker dan kartu, dan pemotongan. Proses ini sebenarnya enggak rumit, namun cenderung lebih besar potensi kesalahannya karena berhubungan dengan ✨ukuran✨. Tapi, untung aja petugas tempat aku mencetak desain ini sangat kooperatif, ia selalu mencetak satu lembar dulu untuk aku pastikan apakah sudah sesuai atau perlu dikoreksi lagi. Suwoon, mase!
Kalau realisasi produk lebih sederhana, yaitu masuk ke tahap pemesanan. Sebagian besar proses ini masuknya ke dalam proses perancangan, seperti budgeting dan mapping produk. Tantangan lainnya (yang juga sekaligus bikin degdegan) adalah ketika supplier tidak merespon transaksi, jadi harus mencari supplier lain atau subtitusi produknya. Ini sempat terjadi, sih. Perasaan cukup panik mengingat waktu yang mepet dengan lebaran, tapi syukur Allah masih baik sama aku, akhirnya suplai produk ini sampai tepat waktu! 🥹
Nah, setelah semua proses persiapan ini selesai, kita masuk ke tahap berikutnya, yaitu ✨Proses Pengerjaan✨.
Proses Pengerjaan
Proses pengerjaan ini masuk ke tahap pengemasan. Sebenarnya tahap mengemas ini sudah aku lakukan secara paralel di proses persiapan, hitung-hitung nyicil karena jumlahnya cukup banyak. Pengemasannya pun enggak sekadar masukin produk ke kotak aja, tapi juga mengemas produk masing-masing dan merakit kemasan.
Kalau sudah masuk ke proses pengerjaan pengemasan, pikiran sudah enggak begitu panas karena di sini lebih banyak menggunakan tenaga. Lebih santai juga karena barang-barangnya sudah ada di depan mata dan bisa dipegang, hahaha. Meskipun perjalanan ini belum selesai, yorobun.
Pengerjaannya sudah mepet dengan hari raya, ditambah pula dengan jumlah yang masih banyak. Akhirnya aku dibantu oleh seorang temanku yang bersedia dan sekaligus juga suka kegiatan kemas-mengemas. 😂
Selain mengemas, juga ada tahap paling akhir, yaitu pengantaran ke kios ekspedisi. Ada sedikit tantangan juga di sini, karena ekspedisi tujuanku ternyata sudah libur tanggal 18 April alias ngikut liburannya pemerintah. Jadi, di hari kedua menggunakan ekspedisi lain. Jaga-jaga jika ekspedisi ini juga libur lebih cepat, aku cari penggantinya. Menarik juga bisa sekaligus survey ekspedisi, barangkali kedepannya akan melakukan pengiriman secara manual dan bisa memilih mana ekspedisi yang murah dan cepat sampai.
Selama seminggu terakhir fokus di proses pengerjaan, akhirnya cukup membuahkan hasil yang baik! Sebagian besar bingkisan sampai ke penerima sebelum lebaran. Rasanya senang bingkisannya sampai dengan selamat ke tempat penerima. Aku berharap, semoga mereka bisa menikmatinya.
Proses Evaluasi (Retrospective)
Dalam pengerjaan proyek pasti ada beberapa kesalahan atau hal-hal yang kurang sesuai rencana. Pada proyek bingkisan lebaran tahun ini, aku akan merekap seluruh prosesnya dalam sebuah dokumentasi, termasuk evaluasi.
Proses ini baru pertama kali aku terapkan untuk pengerjaan project jualanku. Aku mengenal tahap Retrospective dari kelas Project Management dan dari beberapa project kantor yang pernah aku turut serta ikuti. Selama ini aku memang menyadari adanya beberapa kesalahan selama aku mengelola tokoku. Namun, evaluasi itu tidak aku catat dalam sebuah dokumentasi melainkan hanya diingat aja, yang mana seringkali kelewat atau kelupaan dan berujung penyesalan, “Oh, mengapa terjadi lagi~”.
Supaya bisa jadi bahan evaluasi yang dapat dibaca berulangkali, maka aku akan coba tuliskan dalam sebuah dokumen. Sekaligus bisa aku jadikan sebagai logbook yang sudah aku kerjakan kali, ya. Harapannya, sih, dengan adanya dokumentasi Retrospective ini, aku bisa lebih baik lagi dalam mengerjakan proyek atau garapan kerjaan lainnya. Enggak musti soal perbingkisan aja.
“Always keep improving” 👍
Belum Sempurna, Namun Cukup Memuaskan
Pada akhirnya aku takjub dengan diri sendiri, berhasil konsisten mengerjakan dan berusaha menuntaskan semuanya. Adanya bolong sana sini, selama enggak fatal, menurutku juga wajar. Jadi, aku mencoba untuk tidak terlalu keras dengan sendiri. 😄
Senang sekali bisa mengerjakan garapan ini dengan lebih terstruktur dibandingkan sebelum-sebelumnya. Aku juga sekaligus menjadikannya sebagai sebuah tempat untuk praktek tipis-tipis menggunakan pengetahuan baru yang aku dapatkan di kelas. Meskipun aku bukan peserta. 😂
Ada perasaan lega ketika mengetahui satu persatu bingkisan sampai di tangan penerima. Semoga mereka suka dengan bingkisannya. Karena jujur, aku sering merasa insecure dengan apa-apa yang aku kerjakan lol. Tapi, aku bisa membayangkan, sih, rasanya dapat kiriman bingkisan secara tiba-tiba aja bisa bikin hari menjadi lebih baik. Sekali lagi, semoga mereka sukak! 🥹🎁
Akhir kata, ✨Selamat Idulfitri 1444H✨ semuanya. Mohon maaf lahir dan batin dariku. Sampai jumpa di project bingkisan lebaran berikutnya!
Leave a Reply